Projekta koordinators

COBELEC PS , reģ. Nr. 40203663858 ir Latvijā reģistrēts uzņēmums, kas apvieno divu pasaules līmeņa infrastruktūras gigantu — Cobra un Elecnor — zināšanas un pieredzi. Mūsu galvenais mērķis ir nodrošināt izcilību enerģētikas un transporta infrastruktūras projektos, šobrīd koncentrējoties uz vēsturiski nozīmīgā "Rail Baltica" projekta īstenošanu. Mēs apvienojam starptautisku pieredzi ar vietējo izpildi, piedāvājot profesionāļiem iespēju strādāt pie tehnoloģiski sarežģītiem un ilgtspējīgiem risinājumiem. Pievienojieties mums, lai veidotu nākotnes savienojumus un kļūtu par daļu no komandas, kas maina Eiropas mobilitātes ainavu. Par lomu: Kandidāts pievienosies augošai projekta administratīvā un dokumentu kontroles komandai projekta “Rail Baltica” elektrifikācijas apakšsistēmas ietvaros. Ņemot vērā projekta ietvaru un paredzamo ilgumu, šis amats tiek piedāvāts kā noteikta termiņa līgums uz 3 gadiem, ar iespēju to pagarināt. Darba pienākumi: Dokumentu izstrāde un uzturēšana • Dokumentu izstrāde un uzturēšana • Palīdzēt sagatavot, formatēt un atjaunināt kontrolējamos dokumentus (procedūras, veidlapas, šablonus, rokasgrāmatas). • Nodrošināt, ka dokumenti atbilst organizācijas un projekta standartiem, šabloniem un nosaukumu konvencijām. • Sekot līdzi revīzijām un uzturēt precīzu versiju kontroli visiem dokumentu veidiem. • Pārbaudīt, vai katram dokumentam ir pievienoti nepieciešamie atribūti atbilstoši projekta prasībām: revīzija, statuss/saderība ar pielietojumu, disciplīnas/koda identifikatori u.c. Dokumentu kontrole, CDE un organizācija • Sagatavot, izsniegt un izsekot dokumentu nodošanas aktiem (transmittals) un dokumentu paketēm. • Augšupielādēt, atjaunināt un organizēt dokumentus dokumentu vadības sistēmā (DMS) vai citās apstiprinātajās koplietošanas platformās. • Pārbaudīt metadatu, birku (tags) un dokumentu indeksācijas precizitāti un pilnīgumu. • Nodrošināt, ka visi kontrolētie dokumenti pirms publicēšanas atbilst kvalitātes un atbilstības prasībām. • Veikt pilnības un formatējuma pārbaudes pirms iesniegšanas, tai skaitā mapes atbilstību, paketes nosaukumu, nepieciešamos pielikumus, veidlapas un PDF kvalitāti (ja piemērojams). • Atbalstīt neatbilstošu iesniegumu noraidīšanu un atgriešanu, fiksēt noraidījuma iemeslus un sekot pārsūtījumiem līdz noslēgumam. • Palīdzēt Dokumentu kontroles vadītājam uzturēt galvenos dokumentu reģistrus un uzskaites (ienākošie, izejošie, aizstātās versijas, piegādāto dokumentu statusi). • Validēt informācijas statusu un piemērotības kodus pirms publicēšanas, nodrošinot, ka apstiprinājumi ir veikti un izsekojami. • Saglabāt auditācijas pēdas, izmantojot pareizās ACC/Asite funkcijas versiju nomaiņai un aizstāšanai, izvairoties no neatbilstošām vai bezsaistes versijām. Darbu plūsmas un dokumentu pārskatīšanas koordinācija • Uzaudzīt dokumentu pārskatīšanas un apstiprināšanas darbplūsmas, nodrošinot to savlaicīgu izpildi. • Sekot līdzi kavētām darbībām un sazināties ar atbildīgajiem pārskatītājiem vai apstiprinātājiem. • Uzturēt un atjaunināt dokumentu izplatīšanas sarakstus. • Informēt iesaistītās puses par jaunām publikācijām, atjauninājumiem, tuvojošos pārskatīšanas vai derīguma termiņa beigām. • Koordinēt pārskatīšanas ciklus un komentāru noslēgšanu, izsekojot atsauksmēm, termiņiem, kavējumiem un atkārtotas izdošanas prasībām. • Nodrošināt komentāru apkopošanu un to sasaisti ar pareizo revīziju un nodošanas aktu. Atbalss un starpnozaru sadarbība • Nodrošināt atbalstu iekšējo un ārējo auditu laikā, savlaicīgi izsniedzot pieprasītos dokumentus. • Sadarboties ar dažādām funkcijām (inženierija, HR, kvalitāte, projekti u.c.), lai savāktu un validētu nepieciešamo dokumentāciju. • Palīdzēt darbinieku ievadīšanā un apmācībās par dokumentu pārvaldības procesiem un sistēmu izmantošanu. • Ieteikt uzlabojumus dokumentu kontroles procedūrām, šabloniem un darbplūsmām. • Atbalstīt konfigurācijas un izmaiņu pārvaldības procesus, nodrošinot dokumentu bāzlīniju, aizstātās informācijas un apstiprinājumu pareizu reģistrāciju. • Sagatavot periodiskus atskaites Dokumentu kontroles vadītājam par ienākošo/izejošo dokumentu apjomiem, kavētām pārskatīšanām, noraidījumu statistiku un reģistru kvalitātes pārbaudēm. • Abalstīt piekļuves tiesību un izplatīšanas sarakstu uzturēšanu saskaņā ar informācijas drošības prasībām. • Nodrošināt obligāto metadatu konsekventu aizpildi atbilstoši projekta nosaukumu konvencijām un reģistriem. • Atbalstīt CDE operatīvās darbības: nodošanas akti, pārskatīšanas darbplūsmas, apstiprināšana, publicēšana, kontrolēta izplatīšana un dokumentu versiju aizstāšana. Prasības kandidātiem: • Augstākā izglītība (piemēram, bakalaura grāds) uzņēmējdarbības vadībā, kvalitātes vadībā, biroja administrēšanā vai līdzīgā jomā tiks uzskatīta par priekšrocību. • Nepieciešama iepriekšēja pieredze dokumentu pārvaldībā un administratīvā atbalsta nodrošināšanā. • Pieredze starptautiskos projektos ar multilingvālās komunikācijas prasmēm un pieredze būvniecības, dzelzceļa vai infrastruktūras projektos tiks uzskatīta par priekšrocību. • Pieredze darbā ar dokumentu vadības sistēmām (DMS), piemēram, SharePoint, Aconex, ASITE, Autodesk ACC, vai citām. • Labas angļu valodas zināšanas mutvārdos un rakstveidā, kas nepieciešamas ikdienas saziņai ar starptautiskajiem kolēģiem un sadarbības partneriem; citu valodu zināšanas tiks uzskatītas par priekšrocību. • Labas prasmes darbā ar MS Office, Outlook, PowerPoint, SharePoint; zināšanas par jebkuru EDMS platformu tiks uzskatītas par priekšrocību. • Pamatizpratne par ISO 19650 principiem, kopējās datu vides (CDE) darbību, dokumentu stāvokļiem, revīzijas un statusa kodiem, kā arī gatavība apgūt kompleksus projektu dokumentu kodēšanas standartus. CV sūtīt uz e-pastu: kristinerm@cobelecps.com Lūdzam, ņemt vērā, ka sazināsimies tikai ar tiem kandidātiem, kuri tiks izvirzīti nākamajai atlases kārtai. Darba režīms: Normālais darba laiks Slodze: Viena vesela slodze Līgums: Darbinieka amats uz noteiktu laiku Avots: NVA CV un vakanču portāls.