Projekta vadītājs — Projekta administratīvais vadītājs

Latvijas Universitātes Cietvielu fizikas institūts Reģ. Nr. 90002124925 aicina pievienoties komandai Projekta administratīvais vadītājs/-a Uz noteiktu laiku līdz 2029. gada 30. jūnijam. Pilna slodze LU Cietvielu fizikas institūts (LU CFI) ir viens no vadošajiem pētniecības institūtiem Latvijā un Baltijā materiālzinātnes un tehnoloģiju jomā, un pašlaik nodarbina vairāk kā 300 cilvēku. Institūta pētniecība aptver trīs stratēģiskās jomas: materiāli fotoniskām ierīcēm, perspektīvi materiāli enerģētikai, kā arī mikrofluīdika un biomedicīnas tehnoloģijas. LU CFI īsteno nacionālus un starptautiskus projektus un sadarbojas ar uzņēmumiem Latvijā un Eiropā. LU CFI šobrīd meklē projekta administratīvo vadītāju starptautiskam pētniecības un inovāciju projektam. Administratīvais projekta vadītājs/-a uzņemsies projekta ikdienas vadību: finanšu plānošanu un uzraudzību visu partneru griezumā, atskaites finansētājiem un saziņu ar uzraugošajām iestādēm, kā arī projekta rezultātu sasaisti ar industriju. Šī ir patstāvīga, atbildīga loma, kas strādā ciešā sadarbībā ar projekta zinātnisko vadītāju un ļauj pētniekiem koncentrēties uz zinātni. Galvenais uzsvars ir uz projekta īstenošanas posmu ( post-award ), proaktīvu sadarbību ar zinātniekiem, savlaicīgu sarežģījumu risināšanu un zinātniskā progresa pārvēršanu pārbaudāmos rezultātos un rādītājos. Darba pienākumi • Kopā ar projekta zinātnisko vadītāju vadīt projekta ikdienas darbu, pārvaldīt darba plānu, termiņus un riskus, kā arī organizēt konsorcija sanāksmes. Uzraudzīt nodevumu un starpposma mērķu sagatavošanu, iesniegšanu un arhivēšanu. • Proaktīvi koordinēt pētniekus, darba pakotņu vadītājus un partnerus. Laikus identificēt kavēšanās riskus un skaidri fiksēt lēmumus, atbildīgos, termiņus un nākamos soļus. • Laikus pamanīt un novērst iekšējas domstarpības. Konstruktīvi risināt konfliktus starp zinātniskajām grupām vai konsorcija partneriem, palīdzot vienoties par rīcību un saglabājot konstruktīvas profesionālās attiecības. • Izveidot un uzturēt projekta budžeta un prognožu modeli par visiem partneriem. Laikus konstatēt un skaidrot novirzes. Sagatavot budžeta pārdales un grozījumu priekšlikumus. • Sagatavot pusgada progresa atskaites, maksājumu pieprasījumus un cita veida materiālus. Laikus iegūt informāciju no partneriem un nodrošināt finanšu datu un sasniegto rādītāju savstarpēju saskaņotību. • Kopā ar zinātnisko vadītāju plānot un skaidrot saikni starp projekta aktivitātēm, iznākumiem un sagaidāmajiem rezultātiem. Noteikt izmērāmus galvenos snieguma rādītājus (KPI), to atbildīgos, termiņus un pārbaudāmus pierādījumus. • Būt galvenajai kontaktpersonai finansētājiem un uzraugošajām iestādēm. Sadarbībā ar institūta projektu administrāciju patstāvīgi risināt izmaksu attiecināmības, maksājumu plūsmas, valūtas kursa un līgumu jautājumus. • Sadarbībā ar projekta komunikācijas ekspertu nodrošināt saziņu ar industriju un projekta rezultātu pārnesi uz industriju. • Atkarībā no pieredzes iespējams uzņemties arī projekta komunikācijas vadību, projektu pieteikumu sagatavošanu un atbalstu citiem institūta projektiem. Prasības pretendentiem • Augstākā izglītība vadībzinātnē, ekonomikā, finansēs, publiskajā pārvaldē, dabaszinātnēs vai inženierzinātnēs. • Vismaz 3 gadu pieredze projektu vadībā vai administrēšanā, tostarp starptautiski finansētos projektos. • Pieredze vismaz trīs projektu īstenošanā. • Pārliecinoša pieredze budžeta plānošanā, prognozēšanā un izpildes uzraudzībā. • Ļoti labas MS Excel prasmes. Pieredze strukturētu finanšu modeļu un prognožu veidošanā. • Pieredze darbā ar finansētāju prasībām un spēja tās patstāvīgi interpretēt. • Pieredze projekta aktivitāšu, iznākumu un sagaidāmo rezultātu sasaistē ar izmērāmiem KPI. • Pieredze pierādījumu avotu noteikšanā un regulārā progresa izvērtēšanā. • Izcilas latviešu valodas zināšanas. Ļoti labas vai izcilas angļu valodas zināšanas - darbam starptautiskos projektos. • Patstāvība, precizitāte un spēja laikus virzīt darbus sadarbībā ar partneriem un kolēģiem. Proaktīva komunikācija un spēja savlaicīgi atrisināt arī sensitīvus vai sarežģītus jautājumus. Priekšrocības • Pieredze projektu koordinēšanā. • Pieredze darbā ar finansēšanas un konsorcija līgumiem, to grozījumiem un maksājumu kārtību. • Pieredze projektu pieteikumu sagatavošanā. • Pieredze sadarbībā ar uzņēmumiem un pētniecības rezultātu pārnesē uz industriju. • Pieredze pētnieku vai starptautisku partneru motivēšanā un koordinēšanā bez formālām tiešās vadības pilnvarām. • Pieredze mākslīgā intelekta rīku izmantošanā, piemēram, atskaišu sagatavošanā, KPI un uzdevumu uzraudzībā. • Pieredze darbā ar Funding & Tenders Portal projektu pārvaldības vidi SyGMa. Mēs piedāvājam • Nozīmīgu lomu starptautiskā projektā sadarbībā ar vadošajiem pētniecības centriem. • Atalgojumu no 2500 līdz 3500 EUR bruto mēnesī atkarībā no pieredzes. • Veselības apdrošināšanu un apmaksātu papildatvaļinājumu saskaņā ar institūta iekšējiem normatīvajiem aktiem. • Profesionālās pilnveides iespējas, atsaucīgus kolēģus un darbinieku pasākumus. • Bezmaksas autostāvvietu un velonovietni. • Darba vieta: Ķengaraga iela 8, Rīga. Pieteikšanās Pretendentiem/-ēm pieteikties līdz 2026.gada 3.decembrim (ieskaitot) , Pieteikuma vēstuli un CV latviešu valodā nosūtot pa e-pastu: cv@cfi.lu.lv ar norādi “Projekta administratīvais vadītājs/-a”. Pieteikumā lūdzam īsi uzskaitīt vismaz trīs projektu piemērus no pēdējiem pieciem gadiem. Norādiet projekta nosaukumu, finansētāju, īstenošanas periodu, savu lomu, pārstāvētās organizācijas statusu projektā (koordinators vai partneris) un konkrētos sasniegumus. Pieredzes apliecināšanai var norādīt publisku projekta saiti, atsauksmi vai anonimizētu darba piemēru, ievērojot konfidencialitāti. Sazināsimies ar pretendentiem, kuri tiks uzaicināti uz darba interviju. Pieteikumus varam izvērtēt to saņemšanas secībā. Mēs atbalstām iekļaujošu darba vidi, un kandidātus(-es) izvērtējam, balstoties vienīgi uz amatam atbilstošu kvalifikāciju, kompeten Izglītība: Augstākā izglītība (bakalaura grāds) Darba režīms: Normālais darba laiks Slodze: Viena vesela slodze Līgums: Darbinieka amats uz noteiktu laiku Avots: NVA CV un vakanču portāls.