Sekretārs — Dokuments

SIA HR Partners Reģistrācijas Nr. 40203753070 ​ Aicina pievienoties komandai! Administratīvais speciālists / personāla administrēšanas speciālists (profesijas kods 412001 SEKRETĀRS) Meklējam atbildīgu, organizētu un uzmanīgu darbinieku, kurš nodrošinās biroja ikdienas darbu, kārtos personāla dokumentāciju, koordinēs ārvalstu darbinieku nodarbināšanas jautājumus, kā arī sadarbosies ar klientiem, partneriem un valsts iestādēm. Darba nosacījumi: • Darba vieta: Dārzciema iela 60, Rīga, Latvija. • Darba laiks: no pirmdienas līdz piektdienai, no plkst. 08.00 līdz 17.00. • Nodarbinātība: pilna laika darbs. • Atalgojums: no 1200 līdz 2000 EUR bruto (pirms nodokļu nomaksas). Galvenie darba pienākumi 1. Personāla administrēšana • Darba attiecību uzsākšanai un izbeigšanai nepieciešamo dokumentu sagatavošana un noformēšana. • Darbinieku personas lietu un personāla dokumentācijas uzturēšana. • Izziņu, darbinieku sarakstu un citu nepieciešamo dokumentu sagatavošana. • Personāla dokumentācijas aktualitātes un pilnīguma kontrole. 2. Ārvalstu darbinieku nodarbināšanai nepieciešamo dokumentu sagatavošana un sadarbība ar valsts iestādēm • Trešo valstu pilsoņu nodarbināšanai nepieciešamo dokumentu sagatavošana un noformēšana. • Sadarbība ar NVA (Nodarbinātības valsts aģentūru) un PMLP (Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldi). • Nepieciešamo dokumentu sagatavošana un iesniegšana, kā arī lietišķās sarakstes uzturēšana ar valsts iestādēm. • Dokumentu iesniegšanas termiņu, iesniegumu izskatīšanas procesa, kā arī nepieciešamo atļauju un citu dokumentu saņemšanas termiņu kontrole. • Iesniegumu statusa uzraudzība un noteikto procedūru izpildes kontrole. 3. Darba laika uzskaite un datu sagatavošana grāmatvedībai • Darbinieku darba grafiku sastādīšana un kontrole. • Nostrādāto stundu, prombūtnes, aizvietošanas un darba grafiku izmaiņu uzskaite. • No klientu objektiem saņemto darba laika uzskaites tabulu apkopošana un pārbaude. • Darbinieku sarakstu un sākotnējo datu sagatavošana darba samaksas aprēķinam. • Pārbaudīto datu savlaicīga nodošana grāmatvedim. 4. Saziņa ar klientiem un darbiniekiem • Lietišķās sarakstes uzturēšana un saziņa pa tālruni ar klientiem, sadarbības partneriem un uzņēmuma darbiniekiem. • Klientu vajadzību noskaidrošana saistībā ar personāla nodrošināšanu. • Darbinieku ierašanās darbā, aizvietošanas un darba grafiku izmaiņu koordinēšana. • Nepieciešamās informācijas apkopošana un nodošana starp klientiem, darbiniekiem un uzņēmuma vadību. 5. Biroja darba organizēšana • Biroja ikdienas administratīvā darba nodrošināšana. • Papīra, kancelejas preču, patēriņa materiālu un citu nepieciešamo preču pieejamības kontrole. • Biroja piederumu pasūtīšana un saziņa ar piegādātājiem. • Pasūtījumu izpildes kontrole un savlaicīga krājumu papildināšana. • Dokumentācijas un biroja darba procesu kārtības uzturēšana. 6. Darba aizsardzība un darbinieku instruktāža • Ievadinstruktāžas organizēšana un veikšana darba aizsardzības jautājumos jaunpieņemtajiem darbiniekiem savas kompetences un piešķirto pilnvaru ietvaros. • Darbinieku iepazīstināšana ar darba aizsardzības pamatprasībām, darba drošības noteikumiem un uzņēmuma iekšējās kārtības noteikumiem. • Ar darba aizsardzības instruktāžu veikšanu saistītās dokumentācijas sagatavošana, noformēšana un uzturēšana. • Kontrole pār darbinieku savlaicīgu nepieciešamo instruktāžu apmeklēšanu un iepazīstināšanu ar darba drošības noteikumiem. Prasības kandidātam • Pieredze biroja administrēšanā, personāla lietvedībā vai līdzīgā amatā. • Labas Microsoft Word un Excel lietošanas prasmes. • Labas organizatoriskās prasmes, precizitāte un atbildības sajūta. • Spēja strādāt ar lielu dokumentu un informācijas apjomu. • Lietišķās sarakstes un saziņas pa tālruni prasmes. • Angļu valodas zināšanas – C1 līmenī , kas nepieciešamas saziņai ar ārvalstu pilsoņiem. • Spēja ievērot konfidencialitāti un strādāt ar personas datiem. • Patstāvība, izpildīgums un spēja ievērot noteiktos termiņus. Par papildu prasmēm tiks uzskatīts • Pieredze sadarbībā ar NVA un PMLP. • Pieredze ārvalstu pilsoņu nodarbināšanai nepieciešamo dokumentu sagatavošanā un ar uzturēšanos un darbu Latvijā saistīto dokumentu noformēšanā. • Pieredze darba laika uzskaites tabulu uzturēšanā un datu sagatavošanā darba samaksas aprēķinam. • Pieredze darbā personāla atlases aģentūrā, personāla nodrošināšanas uzņēmumā vai pakalpojumu organizēšanas uzņēmumā. Kā pieteikties? Ja esat organizēts un atbildīgs speciālists, protat strādāt ar dokumentiem un vēlaties kļūt par daļu no augoša uzņēmuma, aicinām nosūtīt savu CV uz e-pasta adresi info@hrpartners.lv . Ar izvēlētajiem kandidātiem sazināsimies, lai vienotos par darba interviju. Kontakti: Vladimir Svet Tālrunis: +37120700033 Izglītība: Augstākā izglītība (bakalaura grāds) Valsts valoda: Izglītība iegūta latviešu valodā Darba režīms: Normālais darba laiks Slodze: Viena vesela slodze Līgums: Darbinieka amats uz nenoteiktu laiku Avots: NVA CV un vakanču portāls.